SuiteCRM integrācija loģistikas uzņēmumam
Abreviatūra CRM un kā viss sākās
Šī abreviatūra atšifrējas kā Customer Relationship Management - Klientu attiecību vadība. Šajā sistēmā mēs varam izsekot (ideālajā gadījumā) visus darba ar klientiem aspektus – klienti, kontakti, iespējas, darījumi, līgumi, dokumenti, komunikācija, utt.
Man pazīstams loģistikas uzņēmuma vadītājs bija pamēģinājis SuiteCRM 8 live demo un viņam šis likās kā labs rīks, tādēļ viņš vērsās pie manis ar piedāvājumu palīdzēt viņam integrēt šo sistēmu uzņēmumā.
Es domāju, ka tajā brīdī ne es, ne viņš tā īsti nesapratām kā šī integrācija varētu izskatīties dzīvē, taču rezultātā, manuprāt, sanāca sistēma, kas ne tikai padara klientu attiecību vadību kvalitatīvāku, bet arī atvieglo ikdienas darbu.
Sistēmas dizains
SuiteCRM sistēma ir modulāra, tā sastāv no dažādiem moduļiem, kas ir savstarpēji saistīti. Mūsu sistēmas darba plūsmas loģika ir būvēta ap Pasūtījumu moduli, kas ir sasaistīts ar Klientu moduli, Kontaktu moduli, Dokumentu moduli, Epastu moduli, Uzdevumu moduli un Piezīmju moduli.
Pasūtījumu modulis
Visi loģistikas pasūtījumi tiek reģistrēti Pasūtījumu modulī, galvenajā skatā ir septiņas redzamās kolonnas, klikšķinot uz podziņas, kas atrodas blakus “Bulk Action” varam mainīt kolonnu kārtību, lai mainītu redzamās kolonnas. Varam kārtot informāciju pēc jeburas kolonnas, varam iespējot funkciju, ka varam rediģēt ierakstus uzreiz, tos neatverot, varam piespiest podziņu Filters un filtrēt informāciju pēc jebkuriem parametriem, kurus esam iestatījuši. Katrs pasūtījums ir saistīts ar konkrētu klientu un kontaktu, pasūtījumiem var tikt pievienoti dokumenti, epasti, piezīmes un uzdevumi.
Kad esam pievienojuši jaunu pasūtījumu mums ir iespēja no šīs informācijas uzģenerēt PDF dokumentus, mūsu gadījumā divus – pasūtījuma kopsavilkumu un CMR (starptautiskais transporta dokuments). Tāpat mums ir iespēja šos dokumentus uzreiz nosūtīt e-pastā pasūtījumā norādītajai kontaktpersonai. Visiem lauciņiem varam iespējot audita funkciju – jebkuras izmaiņas lauciņā, tiks atspoguļotas izmaiņu žurnālā (changelog), kuram turpat ērti varam piekļūt.
Klientu webforma
Ņemot vērā, ka rīks ir atvērtā koda, mums ir pilnīga rīcības brīvība to saintegrēt pēc saviem ieskatiem. SuiteCRM ir lielisks API interfeiss un, kur API mūs ierobežo, varam pa taisno strādāt ar datubāzi.
Klientu webforma ir vienkārša HTML forma, kur klienti var ievadīt informāciju, pievienot dokumentus un šos datus iesniegt, tā ir draudzīga mobilajām ierīcēm. Brīdī, kad klients piespiež pogu “Submit Order”, no ievadītās informācijas tiek izveidots jauns pasūtījums, tāpat par to tiek izsūtīts epasta paziņojums.
Klientu webforma ir aizsargāta ar staticrypt. Tā ir šifrēta HTML lapa, kas tiek atšifrēta turpat Interneta pārlūkā pēc paroles ievadīšanas, tādējādi nodrošinot lielisku aizsardzību ļoti vienkāršā veidā. Ja klients ieliek ķeksīti pie “Remember Me”, forma tiek ielādēta uzreiz, bez jebkādas aiztures.
Tracking sistēma
Tracking sistēmā klienti var sekot līdzi pasūtījumu statusam. Tracking sistēma ir dinamiska, mēs jebkuram klientam varam iedot unikālu tracking saiti, uzbūvējot to no subdomēna + klienta ID (redzams URL lauciņā atverot ierakstu klientu modulī), piemēram, šādu: track.bigwheels.eu/1ed4daf9-4a97-9b01-6cd6-690f444844f8
Jebkādas izmaiņas CRM sistēmā, nekavējoties tiek atspoguļotas Tracking sistēmā. Tāpat uzspiežot uz individuāliem ierakstiem mēs varam izsekot izmaiņu vēsturi – kā mainījušies statusi, komentāri.
Iespaidi par SuiteCRM
Mēs redzam visus klientus un kontaktus vienu viet, veidojam pasūtījumus, ģenerējam dokumentus, vedam komunikāciju, varam no klientiem informāciju saņemt “pa taisno” sistēmā, varam iedot dinamisku, uzskatāmu informāciju par klientu sūtījumu statusiem.
Funkciju ir ļoti daudz un ņemot vērā, ka šis ir atvērtā koda rīks, iespējas ir neierobežotas. Lietotāja saskarne ir ērta un moderna. SuiteCRM 8 ir moderns interfeiss, SuiteCRM 7 – ne tik ļoti. Konkrētajā gadījumā šī sākotnējā integrācija ir vienkārša, taču rīks jau uzreiz labi integrējās darba plūsmā un kļuva par instrumentu, nevis par kārtējo nejēdzīgo exceli, kas vienkārši ir jāpilda. Šajā gadījumā nākamie soļi noteikti varētu būt Rēķinu moduļa pielāgošana un sasaistīšana ar Pasūtījumu moduli.
Ieviešanas sarežģītība ir atkarīga no prasībām, bet ir jārēķinās, ka kodā var būt bugi un dokumentācija var būt nepilnīga un novecojusi. Sākotnējās ieviešanas fāzē es izmēģināju trīs dažādas SuiteCRM 8 versijas relīzes, līdz nonācu pie tās, kura man šķita visstabilākā.
SaaS vs. self-hosted
SuiteCRM ir self-hosted risinājums – jūs to turat vai nu pie sevis, vai uz kada virtuālā servera (VPS). Lielākie ieguvumi izvēloties self-hosted risinājumu, manuprāt, būs mazākas izmaksas ilgtermiņā, augstāka datu drošība (skatīt šo rakstu par datu noplūdi no kāda SaaS CRM) un labāka pielāgojamība – Jūs strādāsiet tā, kā vēlaties Jūs, nevis tā, kā vēlās programma.
Izmaksas sastādīs VPS noma un izstrādes, uzturēšanas pakalpojums. VPS nelielam risinājumam maksās sākot no 50 eiro gadā, sakarīga sākotnējā integrācija noteikti izmaksās pāris tūkstošus. Salīdzinajumam var minēt, ka piemēram Salesforce Pro licence vienam lietotājam maksā aptuveni 1200 eiro gadā, savukārt Unlimited licence aptuveni 4200 eiro gadā. SuiteCRM ziņā lielākais izaicinājums noteikti būs atrast speciālistu, kas spēs uztaustīt biznesa vajadzības un veikt labu integrāciju.